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為審判做“減法” 為質效做“加法”
——寧夏銀川市興慶區法院輔助事務外包緩解人案矛盾
2019-03-21

  本報記者 馬 榮

  80多名法官,怎么能辦得了30000多件案件?

  面對如此突出的人案矛盾,如何才能更好地緩解繁重的辦案壓力,有效提高審判質效?

  何不通過購買社會化服務,將審判輔助性事務“外包”來為法官減負、為司法提速?

  銀川市興慶區法院別無選擇。

  2018年,經過半年嘗試,興慶區法院盡管受理各類案件34411件,同比上升22.49%,88名法官人均收案達到391件,但法官及其助理的工作量卻同比減少近70%,管理成本與案均成本雙雙下降,立案效率、送達效率、卷宗整理掃描等輔助事務各項指標均呈現明顯上升趨勢。

  走出去引進來,種好“試驗田”

  興慶區法院年均受理案件數量占寧夏三級法院的七分之一,是受理案件數量最多的基層法院,“案多人少”一直是無法擺脫的難題。

  2018年,面對收案、結案數雙雙突破30000件的現狀,如何科學配置審判資源,大力提高審判質效,著力破解“案多人少”突出矛盾?成為王海濱院長時刻掛在心頭的大事。

  2018年7月,興慶區法院先后兩次派出學習考察小組,赴輔助事務外包運行較為成熟的廣東省中山市第一法院實地學習。學習成員兩人一組與該院輔助事務流程中的立案模塊、審判流程模塊、卷宗整理掃描裝訂歸檔模塊、執行流程模塊一一對應,深入到審判庭室、外包輔助工作部門、檔案室及立案部門,跟隨工作人員實際操作。經過一周的認真學習,學習考察小組帶回了大量管理模式、實踐操作等方面的一手資料。在隨后的實踐中,逐漸摸索出了適合興慶區法院工作實際的輔助事務外包工作流程及相關制度。

  隨后,銀川市興慶區法院以公開招標的方式,購買社會化司法輔助事務服務。自此,“輔助事務部門”正式進駐法院。

  輔助事物部門采用集約化管理,明確由審判管理辦公室對接社會服務方集中管理,將法庭、速錄員由過去的分庭室使用,改為審判管理辦公室統一管理調配,確保合理分配人員、法庭等。在人財物給予充分保障的基礎上,堅持放權不放任,通過分散節點、流水作業、實時監控等舉措,加強風險防控。

  經過3個月的過渡磨合,輔助事務外包工作制度和流程不斷健全和完善,基本形成了一套符合興慶區法院實際的審判輔助事務外包工作模板。

  建機制創新路,串好“銜接線”

  工作質效高,制度是保障。

  在引進社會化司法輔助事務服務后,興慶區法院立即制定《外包公司工作內容》《立案的工作流程及要求》《排期的工作流程及要求》《卷宗整理、掃描上傳、裝訂的工作流程》《送達工作流程》等一系列制度細則,明確外包服務內容,規范外包服務工作細節,為各審判業務庭與司法輔助事物部門協調配合奠定基礎。

  為確保司法輔助事務部門盡快“上手”,推動事務性輔助工作高效便捷開展,興慶區法院抽調選派經驗豐富、能力較強的業務骨干擔任各分組組長,采取1名外包跟案人員對應2至3名法官的固定跟案模式,實行上班時間提前半小時,下班時間推遲半小時的考勤制度,要求立案窗口收案必須當日錄入,案件送達必須在10天內完成,至多不超過15天,必須每周、每月分別向審判管理辦公室報送工作量統計報表等,既做好外包人員與法官的聯絡銜接工作,也便于及時發現、反饋問題和解決問題,保障輔助工作在法官的知悉和掌握下高效便捷開展。

  2018年10月,司法輔助事務服務外包公司工作人員先后多次與各審判業務部門負責人座談,采取“審判庭提意見、外包公司說想法,審管辦想辦法”的模式形成會議紀要,解決了輔助事務外包運行過程中出現的十余項“問題”,通過相互銜接、相互配合讓有限的司法資源和寶貴的庭審時間用于解決最重要的司法問題,進一步提升審判質效。

  抓流程把細節,做好“專業活”

  “審判輔助性的事物太多,耗時又耗力,輔助性事務外包解放了專業勞動力,有效解決了問題。”

  如今的興慶區法院,法官和輔助人員正親身體驗著這些變化。

  “讓專業的人做專業的事。”

  興慶區法院根據工作實際,將司法輔助外包人員分為立案組、材料轉接組、排期組、送達組、卷宗整理組、掃描組、電子卷宗上傳組、訂卷裝訂組等進行分類管理,通過將審判輔助事務剝離,讓法官和助理們充分發揮專業優勢專注審案。

  在立案環節,立案組外包人員要求將當日受理案件當日錄入完畢,絕不讓案件信息“過夜”,錄入案件信息的同時即將所有紙質材料全部掃描上傳,確保信息同步上傳、電子卷宗同步生成,讓法官在第一時間從審判管理系統中看到自己案件的全部材料信息,大大改變過去案件從材料接收到錄入系統需要3—4天“立案周期”的情況。

  自實行審判事務外包以來,公司派駐立案庭工作人員6名,累計立案13867件,所有案件電子卷宗均隨案生成。

  針對已經立案的案件,排期組每日上午11時準時領案,按照簡易程序和普通程序分別排在10或15個工作日后,制作案件流轉單貼附在卷宗袋上,便于法官及時掌握立案日期、當事人信息、送達排期等情況。案件必須當天排期完畢,流轉至每位法官對應的外包跟案人處,跟案人送達成功的卷宗再交回排期人員核對開庭信息,及時向法官發送開庭信息,審管辦指定速錄員后由各庭室內勤簽字領取。

  “送達難”被俗稱為人民法院提升司法質效的“攔路虎”,而司法輔助事務外包公司就是解決“送達難”的一劑“靶向藥”。

  案件排期后即流轉至每位法官對應的跟案人員進行送達,按照流程要求,外包人員在收案12小時內制作送達文書,10天內出送達結果,并抽調2名在職書記員,協助外包公司直接送達,解決外包送達的“身份問題”。

  送達案件為普通程序的,跟案人員在送達完成確認開庭后預約陪審員,將預約陪審員短信的截屏復印入卷。案件送達完畢后在系統內上傳新的送達材料,可以開庭的案件則在送達完成當日流轉回排期組。

  通過高效率高質量的送達,興慶區法院排期開庭更為緊湊高效。2018年9月至2019年1月間,外包公司新收送達案件4028件,成功送達3784件,成功送達率達93.94%,無一件超10天未送達案件。高效的送達倒逼開庭,外包公司累計排期4639件,開庭數量相比去年同期上升了48%。2019年截至目前,法庭排期已預定到4月底。

  2019年1月,興慶區法院啟用了智能文書系統,含送達文書在內的700余項法律文書可自動生成,進一步提高了審判輔助工作效率。

  在卷宗整理方面,司法輔助事務外包公司卷宗整理工作在各部門辦公室進行,要求“當面點清”經手的案卷,并填寫一式兩份的《檔案領取、歸還登記表》提示需補充項目,明確卷宗整理員復印、打碼、卷宗轉接的具體操作細節。外包公司自行研發《卷宗圖片處理軟件》,利用信息化手段開展卷宗掃描上傳工作,智能精準的刪除校對電子卷宗,通過質檢員質檢后方能將紙質卷宗交至裝訂組。

  裝訂組成立伊始,興慶區法院便對外包公司員工進行了卷宗裝訂相關規范的全面培訓,外包人員嚴格按照《案卷證據裝訂粘貼標準》的要求裝訂卷宗,經由質檢人員檢查完畢后轉交歸檔人員檢查歸檔。所有工作環節的材料“交”與“接”都有相應的表格需雙方簽字確認,防控風險,確保卷宗安全。

  司法輔助事務外包以來,公司17名卷宗工作人員累計整理卷宗15318冊,掃描10337冊,裝訂7038冊,初步實現了外包服務為審判壓力做“減法”,為工作質量做“加法”的目的。

  王海濱院長滿懷信心地告訴記者說。

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【編輯】:馬杰
【稿件來源】:寧夏法院網
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